¿Qué es la Factura Electrónica?
Es, ante todo, una factura. Esto significa que tiene los mismos efectos legales que una factura en papel, se expide y recibe en formato electrónico. En otras palabras, es un documento que soporta transacciones de venta bienes y/o servicios y que operativamente tiene lugar a través de sistemas computacionales y/o soluciones informáticas permitiendo el cumplimiento de las características y condiciones en relación con la expedición, recibo, rechazo y conservación.
Características de la Factura Electrónica
Utiliza el formato electrónico de generación XML estándar establecido por la DIAN.
- Lleva la numeración consecutiva autorizada por la DIAN.
- Cumple los requisitos del 617 ET y discrimina el impuesto al consumo cuando es el caso.
- Incluye la firma digital o electrónica para garantizar autenticidad e integridad y no repudio de la factura electrónica, de acuerdo con la política de firma adoptada por la DIAN.
- Incluye el Código Único de Factura Electrónica CUFE.
Modelo de Operación de la Factura Electrónica
El modelo de facturación fue adoptado en el país a través del Decreto 2242 de 2015, compilado en el Decreto Único Reglamentario 1625 de 2016, y su objetivo principal es la masificación en el uso de la factura electrónica en Colombia, y, para ello, facilita la interoperabilidad entre quienes facturan de forma electrónica y quienes adquieren bienes que son facturados por ese medio, con los siguientes elementos:
- Un formato estándar de generación de la factura en XML que para su construcción utiliza el estándar UBL V2.0, el cual es de uso obligatorio para quienes facturan electrónicamente.
- Otros formatos estándar relacionados con el proceso de facturación son las notas débito y crédito a través de las cuales se realizan ajustes a las facturas electrónicas emitidas; estos formatos también tienen un formato estándar en XML y UBL V 2.0, e igualmente son obligatorios.
- La firma digital es elemento que permite garantizar la integridad, autenticidad y no repudio de la factura electrónica.
- Para aquellos adquirentes que no reciben el formato estándar electrónico de la factura se expedirá una representación gráfica que contiene elementos técnicos como un código QR.
La DIAN dispone de un servicio electrónico para pruebas de habilitación, recepción de ejemplares de factura electrónica, autorización de proveedores tecnológicos y un catálogo con la información de los participantes en factura electrónica. Este modelo permite que quienes deseen, pueden voluntariamente postularse para facturar electrónicamente. También le otorga facultades a la DIAN para seleccionar a contribuyentes y/o sectores para que facturen por este medio.
Esta modalidad de operación representa para las empresas una disminución del costo de facturación, respecto de los sistemas de facturación en papel y por computador.
¿Cómo se Puede Generar una Factura Electrónica?
Esto puede suceder a través de dos caminos diferentes:
- A través de una resolución de facturación electrónica dispuesta por el responsable de facturar.
- O por medio de los servicios de un proveedor tecnológico, de acuerdo con la Normatividad relacionada: Decreto 2242 de 2015, compilado por el Decreto 1625 de 2016.
Actores de la Factura Electrónica
- Facturador Electrónico
- Adquirente
- Proveedor Tecnológico
¿Quiénes
facturan electrónicamente?
De un lado están los obligados a facturar seleccionados por la DIAN -mediante resolución de carácter general-; por otro, están quienes voluntariamente decidan adoptar el modelo.
Tenga en cuenta
El parágrafo transitorio segundo de la Ley 1819 de 2016, establece que los obligados a declarar y pagar IVA y el impuesto al consumo deberán expedir factura electrónica a partir del 1 de enero del año 2019.
Plazos para Facturar Electrónicamente
Para quienes seleccionen la DIAN:
Las resoluciones expedidas por la DIAN por medio de las cuales se seleccionan los obligados a facturar electrónicamente establecen una fecha a partir de la cual se debe facturar, la cual no podrá ser inferior a tres (3) meses, después de su publicación en el Diario oficial. Lo anterior, sin perjuicio del plazo adicional de tres (3) meses que otorga el artículo 684-2 del Estatuto Tributario para que la DIAN pueda hacer exigible la facturación electrónica. En conclusión, un facturador seleccionado por la DIAN para facturar electrónicamente, como mínimo cuenta con 6 meses para iniciar.
Para quienes opten voluntariamente por habilitarse para facturar electrónicamente:
Luego de manifestar su interés de facturar electrónicamente, ingresando al Sistema Muisca de la DIAN, dispondrá de tres meses para realizar las pruebas de habilitación del software de facturación en el servicio dispuesto por la DIAN. Pasados los tres meses si no ha logrado habilitar su solución de facturación, podrá volver a intentarlo las veces que lo requiera, hasta lograrlo. Luego de superar satisfactoriamente dichas pruebas, y dentro de los tres meses siguientes, la DIAN emitirá resolución de habilitación indicando la fecha a partir de la cual está obligado a facturar electrónicamente. Desde esta fecha el habilitado a facturar electrónicamente es obligado a facturar por este medio; sin embargo, la DIAN no podrá hacer exigible este sistema de control hasta pasado tres meses de la fecha de obligatoriedad. Normatividad relacionada (Artículo 684-2 de Estatuto Tributario)
Documentos que Pueden Ser Emitidos Electrónicamente
Los documentos que pueden ser emitidos electrónicamente, relacionados con la facturación son:
- Facturas
- Notas Crédito
- Notas Débito
- Acuse de recibo
Beneficios de la implementación de la factura electrónica
Más que beneficios, podrías considerar los siguientes aspectos, como razones para empezar a facturar ya electrónicamente, más allá de las sanciones y los incentivos.
- Ahorros significativos:
La factura electrónica te permite ahorrar tiempo en procesos operativos, pues el sistema de facturación envía tu factura de forma simultánea a la DIAN y a tus clientes y tú recibes notificación cuando tus clientes la recibieron.
- Un servicio de calidad
Se ofrecerán servicios más eficientes por medio de la implementación de un software de facturación electrónica y estarás a la vanguardia del mercado, pues uno de los principales problemas que se presentan a la hora de facturar a mano es la pérdida de las facturas. La facturación electrónica te permite tener todas las facturas en un mismo lugar, de manera ordenada y además te permite ubicarlas por medio de un CUFE, que es el Código Único de Facturación Electrónica y que te permite diferenciarlas de las demás facturas del resto del país.
- Reducir errores humanos
Tener un método antiguo de facturación hace que tus posibilidades de cometer errores sean mayores, por eso es importante que pienses en que la implementación de un sistema de factura electrónica te ayuda, fundamentalmente a disminuir los errores que se presentan en el proceso de generación y envío de la factura.
- Impacto ambiental:
Uno de los propósitos de la Reforma tributaria fue implementar los tributos verdes, de modo que la factura electrónica se constituye como una de las principales formas de superar el uso del papel en las empresas, para transitar hacia empresas con conciencia ambiental.
Una de las grandes apuestas del Gobierno Nacional es la implementación de la factura electrónica en Colombia, pues esta nueva medida controla el pago de ciertos impuestos y brinda mayor efectividad del trabajo en las empresas.
Lo que se establece legalmente en Colombia, respecto a la facturación…
El modelo de facturación electrónica obligatorio fue amparado bajo el Decreto 2242 de 2015, en el cual se reglamentan las condiciones de expedición e interoperabilidad de la factura electrónica con fines de masificación y control fiscal.
Marco legal de la Facturación electrónica en Colombia
Decreto 624: Impuestos administrados por la DIAN.
Ley 223: Normas sobre Racionalización Tributaria, en las que se incluye la facturación electrónica
Decreto 1165: Obligación de facturar.
Decreto 1094: Factura electrónica.
Ley 527: Acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales.
Ley 962: Trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado
Decreto 1929: Reglamentar la utilización de la factura electrónica y los documentos equivalentes a la factura de venta.
Decreto 4510: Continuidad de los contribuyentes de facturación electrónica.
Resolución 14465: Características y contenido técnico de la factura electrónica.
Ley 1231: Se unifica la factura como título valor.
Ley 1341: Se crea la Agencia Nacional del Espectro, que permite la planeación y la ejecución óptima de la facturación electrónica.
Decreto 2242: Reglamentan las condiciones de expedición e interoperabilidad de la factura electrónica con fines de masificación y control fiscal.
Resolución 000019: Se prescribe un sistema técnico de control para la factura electrónica.
Resolución 000055: Adopción de sistemas técnicos de control de facturación.
Decreto 1349: Circulación de la factura electrónica como título valor.
Aunque en el Decreto se reglamentó que a partir del 2019 será obligatoria la implementación de facturación electrónica, la Dian recomienda empezar a usarla 6 meses antes de la fecha, para evitar reprocesos y obstáculos.
Factura electrónica y tiquetes de máquina registradora podrán coexistir
Un contribuyente que vende mercancías o presta servicios soportándolos con tiquetes de máquina registradora por el sistema POS, podrá seguir expidiéndolos y solo utilizaría la facturación electrónica cuando algún comprador del régimen común del IVA necesite tener soporte de la compra.
De acuerdo con lo indicado en los artículos 1 y 20 del Decreto 2242 de noviembre de 2015 (el cual quedó recopilado entre los artículos 1.6.1.4.1.1 hasta 1.6.1.4.1.21 del DUT 1625 de octubre de 2016), cuando a un contribuyente se le obliga a adoptar el mecanismo de facturación electrónica (o cuando lo adopta de forma voluntaria) ya no puede seguir expidiendo facturas por talonario ni tampoco facturas por computador.
Sin embargo, si el contribuyente es alguien que ha venido utilizando el sistema POS para soportar sus ventas de bienes o prestación de servicios, la obligación de facturar electrónicamente no implica que deba abandonar la expedición de tiquetes de máquina registradora, pues la facturación electrónica sí puede coexistir estos. Así se desprende de la norma contenida en el artículo 16 del Decreto 2242 de noviembre de 2015, recopilada en el artículo 1.6.1.4.1.16 del DUT 1625 de octubre de 2016, y en la que se dispone lo siguiente:
“Artículo 1.6.1.4.1.16. Otros documentos equivalentes de la factura. Mientras no se modifiquen las disposiciones vigentes, podrán utilizarse los otros documentos equivalentes en las condiciones actuales. El obligado a facturar electrónicamente podrá continuar utilizando los tiquetes de máquinas registradoras POS, cuando su modelo de negocio lo requiera. En estos casos, cuando el adquirente sea un responsable del impuesto sobre las ventas del régimen común, si lo requiere para efectos de impuestos descontables, podrá solicitar la factura correspondiente. En este evento el obligado a facturar electrónicamente, deberá expedir factura electrónica en las condiciones de la presente Sección.”
Factura electrónica solo se expediría a responsable del régimen común que así lo requiera
De acuerdo con lo anterior, si un contribuyente solo emite tiquetes de máquina registradora por el sistema POS para soportar sus ventas de bienes o presentaciones de servicios, sus facturas electrónicas solo serían expedidas cuando el adquirente sea alguien perteneciente al régimen común del IVA que quiera soportar su compra con una factura de venta en lugar de hacerlo con el tiquete de máquina registradora.
Al respecto, debe tenerse presente que de acuerdo a lo indicado en el artículo 4 del Decreto 522 de marzo de 2003 (recopilado en el artículo 1.6.1.4.41 del DUT 1625 de octubre de 2016), no es necesario que en los tiquetes que se expiden por medio de máquina registradora (los cuales se consideran documentos equivalentes a factura de venta) queden consignados los datos del NIT y nombre o razón social del adquirente.
En todo caso, aunque en los tiquetes de máquina registradora no queden consignados los datos del adquirente, el IVA que allí se haya cancelado sí puede ser tomado como descontable en las declaraciones de IVA del comprador, pues así lo indica el inciso segundo del artículo 771-2 del ET.
En consecuencia, si algún facturador electrónico que solo expide tiquetes de máquina se llega a enfrentar con un comprador de ese tipo, sería solo en ese momento cuando dejaría de entregarle a dicho comprador el tiquete de máquina registradora y se lo cambiaría por una factura electrónica (ya sea impreso, en archivo XML o en PDF).
Proveedores Autorizados
Proveedores autorizados por la DIAN para prestar el servicio de factura electrónica en Cartagena:
Facture S.A.S
Proveedores autorizados por la DIAN para prestar el servicio de factura electrónica en Bogotá:
- Siigo
- ACEPTA S.A.S
- ATEB Colombia S.A.S
- Comercio Electrónico En Internet S.A Cenet S.A
- Computec Outsourcing S.A.S
- Data Express Latinoamérica S.A.S.
- Delcop Colombia S.A.S
- Distribuidora De Papeles S.A.S – Dispapeles
- Edicom S.A S
- EDX Colombia S A S
- Ekomercio Electrónico S.A.S
- Esdinamico S.A.S
- Estructuras Gerenciales S.A.S EGESA
- F Y M Technology S.A.S
- Factura1 S.A.S
- Gurusoft S.A.S
- Indra Colombia LTDA
- INNAPSIS APPFLOW
- Jaime Torres C Y CIA S.A
- Nova Corp S.A.S
- Olimpia Management
- Paperless S.A.S
- Paradigma S.A.S
- Profesionales en Transacciones Electrónica S.A. PTESA
- Redunonet Ltda
- Saphety Transformaciones Electrónicas S.A.S
- Signature South Consusultin Colombia S.A.S
- Sistema Integrado Múltiple de Pagos Electrónicos
- Sociedad Cameral de Certificación Digital Certicamara S.A
- Sociedad de Explotación Redes Electrónicas Y Servicios De Colombia S.A S
- Seres S.A.S
- Software Colombia Servicios Informáticos S.A.S
- Teleinte S.A.S
- Terasys S.A
- The Factory HKA Colombia S.A.S
- Transfiriendo S.A
Proveedores autorizados por la DIAN para prestar el servicio de factura electrónica en Medellín:
- Bythewave S.A.S.
- Domina Entrega Total S.A.S
- Herramientas de Gestión Informáticas S.A.S
- VSDC S.A.S
Proveedores autorizados por la DIAN para prestar el servicio de factura electrónica en Antioquia:
- Cadena S.A
Proveedores autorizados por la DIAN para prestar el servicio de factura electrónica en Cali:
- Carvajal Tecnología Y Servicios S.A.S
- Compunet
- Plataforma Colombia S.A.S
- Sistemas de Información Empresarial S.A.
